تلفن ابری چیست؟ نکات مثبت و منفی استفاده از آن (به زبان ساده)

گسترش تکنولوژی و اینترنت، بسیاری از ابزار و قابلیت های قدیمی را دستخوش تغییر کرده است.

به تازگی استفاده از تلفن ابری ☎️ با ترکیب امکانات تلفن های قدیمی با اینترنت، تجربه خوبی را برای کاربران خود فراهم کرده است. در این مطلب از مجله خبری آی تی و دیجیتال به بررسی تلفن ابری و نکات مثبت و منفی آن می پردازیم.

خط تلفن ابری چیست؟

?What is a Cloud-Based Phone System

به طور کلی تلفن های ابری نسل جدیدی از خطوط تلفن هستند که با اینترنت کار می کنند. از مزایای استفاده از این خطوط تلفن، می توان به هزینه تماس کمتر و سرعت بالاتر برقراری تماس و همچنین امکان ارتباط یکپارچه بین کاربران یک سیستم تلفن (شرکت) اشاره کرد. تلفن های ابری، قابلیت های متنوع و جدیدی به نسبت خطوط تلفن قدیمی ارائه داده اند.

اما با وجود نکات مثبت و تجربه کاربری راحت تر تلفن های ابری، این خطوط تلفن از لحاظ نیاز به اینترنت پر قدرت و همچنین هزینه های اشتراک و قابلیت های مختلف سرویس ها، می توانند بنا بر سلیقه برخی کاربران گزینه مناسبی برای آن ها نباشد. در ادامه این مطلب به بررسی تلفن های ابری و نکات مثبت و منفی استفاده از آن می پردازیم.

چگونگی کار تلفن های ابری

خطوط تلفن ابری مثل تلفن های VoIP  سیگنال آنالوگ صدا را به داده اینترنتی تبدیل می کنند. البته تمامی تلفن های VoIP لزوما از سیستم ابری استفاده نمی کنند. به طور کلی وقتی شخصی با خط تلفن ابری از طریق نرم افزار های برقراری تماس و یا تلفن های رومیزی VoIP تماس برقرار می کند، تماس از طریق سرویس دهنده VoIP هدایت خواهد شد.

با استفاده از تلفن ابری دیگر نیازی به استفاده از خطوط تلفن درون سازمانی و یا سیستم های تماس قدیمی سنترال (PBX) که در آن تمامی کارمندان به یک خط متصل بودند، نیست.

تمامی کارمندان به جای استفاده از سیستم PBX می توانند از طریق اینترنت تماس ها را دریافت کنند. همچنین در کاربران تلفن های ابری برقراری تماس ها از طریق تامین کننده خارجی هدایت خواهد شد و دیگر نیازی به نگهداری وسایل جاگیر و بزرگ برای برقراری تماس نیست.

به طور کلی سیستم های VoIP و سیستم تلفن ابری شبیه به هم هستند. اما تفاوت این دو سیستم در این است که برخلاف سیستم های VoIP، داده های تلفن ابری از سوی مرکز تامین کننده خارجی نه سرویس داخلی هدایت می شود.

نکات مثبت استفاده از شماره خط تلفن ابری

هزینه پایین

استفاده از سیستم های تلفن ابری می تواند به کاهش هزینه ها کمک کند. این کاهش هزینه ها بخاطر استفاده از اینترنت منجر به کاهش هزینه های تماس خواهد شد. هزینه های خط های تلفن قدیمی شامل هزینه سیستم هدایت تماس مرکزی (PBX) و همچنین اداپت کردن قابلیت های اضافی مپثل صف انتظار تماس و پیغامگیر بوده است. همچنین شما در استفاده از این سیستم ها نیازی به ابزار و سخت افزارهای گران قیمت ندارید. علاوه بر این ارتقای سیستم ابری شما هم از سوی سرویس دهنده انجام خواهد شد. هزینه انجام تماس های بین المللی و همچنین برقراری ویدیو کنفرانس و بسیاری دیگر از قابلیت ها با استفاده از خط تلفن های ابری بسیار کم تر از سایر خطوط می باشد.

 دسترسی و عملکرد بهتر

خطوط تلفن ابری می تواند فضایی امن برای استفاده کارکنان شرکت ها باشد. این خطوط در مقابل اتفاقات غیر قابل پیش بینی مثل اختلالات و یا حملات سایبری مقاوم تر هستند. کسب و کار و تجارت شما بر اثر اختلالات سیستم های خطوط مخابراتی که هرازگاهی در برخی از مناطق اتفاق می افتد ممکن است دچار خطر شود. اما خطوط تلفن ابری حتی در صورت بروز مشکل هم معمولا بکاپی از اطلاعات تهیه میکنند و همچنین در شرایط بحرانی پشتیبانی به سرعت به مشکلات کاربر رسیدگی خواهد کرد. این قابلیت باعث می شود که به کسب و کار شما آسیبی نرسد.

تلفن های ابری به علت نسخه پشتیبانی که از اطلاعات کاربران تهیه می کنند، بسیار ایمن تر از باقی تلفن ها می باشد. این قابلیت باعث می شود که کسب و کار شما در برابر اتفاقات غیرقابل پیش بینی بیمه باشد. با توجه به اهمیت کارکرد این تلفن ها و اطلاعات کسب و کار شما حتما از قابل اطمینان بودن سرویس دهنده خط ابری خود اطمینان حاصل بفرمایید.

سرعت پیاده سازی و نصب

اضافه کردن خط تلفن های قدیمی در شرکت ها کاری زمان بر و پر هزینه است. اضافه کردن خط تلفن برای هر یک از کارکنان نیازمند صرف هفته ها وقت بوده که باعث تعویق و مختل شدن فعالیت شرکت می شود.

با استفاده از خط تلفن های ابری شما می توانید هر وقت که خواستید کسب و کار خود را گسترش دهید و این عمل به هیچ عنوان به ارتباط و کارآمدی گروه آسیبی نمی رسد.

نیازمندی کمتر به نگهداری و تعمیر

در بسیاری از شرکت ها با خط تلفن قدیمی نیاز به چند نفر برای بررسی و تعمیرات خطوط می باشد. خیلی از اوقات هم ممکن است برای اینکه فشار کاری کم تر شود و سرعت زمان تعمیر بالا تر برود این کار را به بخش IT بسپارند.

برعکس سیستم های تلفن های VoIP با خط تلفن ابری از سوی کارشناسان سرویس ارائه دهنده آن مدیریت شده و سیستم از راه دور کنترل خواهد شد. این سیستم ها با ارائه خدمات و پاسخگویی سریع به مشکلات کاربران خود رفع اختلالات را تسریع کرده و باعث افت عملکرد شرکت نخواهد شد.

امکانات و قابلیت های تماس

به طور کلی سیستم های تلفن ابری دارای قابلیت های پیشرفته هستند ک به پیشرفت کسب و کار شما هم کمک خواهند کرد. به علاوه دسترسی به این قابلیت ها باعث نزدیک و بهتر شدن روابط شما با مشتریان خواهد شد. همچنین امکان تیم سازی با خط تلفن ابری برای کارمندان شرکت هم امکان پذیر است.

این سیستم ها قابلیت پیغام گیر تماس برای انتقال تماس ها و ضبط خودکار تماس ها، امکان فرستادن پیغام متنی و صوتی به ایمیل، گذاشتن آهنگ برای انتظار پشت خط و آنالیز تماس ها را در اختیار کاربران قرار می دهند.

آنالیز و تحلیل تماس ها

خط تلفن های ابری در مقایسه با سایر تلفن ها امکان ارائه آنالیز و تجزیه و تحلیل داده های تماس را فراهم می کنند. این گزارش ها می تواند شامل ردیابی شماره ها، جمع آوری تاریخچه تماس ها و بررسی کیفیت سرویس باشد.

تجربه کاربری مثبت

این روزها کاربران و مشتری ها بیشتر به دنبال این هستند که در برابر هزینه ای که پرداخت می کنند سرویس خوبی دریافت کنند. تلفن های ابری تجربه کاربری مثبتی را برای کاربران رقم زده است. مشتریان به جای انتظار های طولانی در صف تماس در کمترین زمان ممکن با کارکنان در ارتباط خواهند بود.

همچنین خط های ابری امکان استفاده و ارتباط پیوسته و با ثبات با مشتری را فراهم می کند. سرعت و کیفیت کار و رضایت مشتریان نکات بسیار مهمی است که کسب و کارها با ادامه دادن به سیستم های سنتی و قدیمی آن را در معرض تهدید و خطر قرار خواهند داد.

پشتیبانی از راه دور کار تیمی

این روزها افراد برای کار در شرکت ها می توانند به صورت تمام وقت، پاره وقت و دور کار مشغول به کار شوند. برای شرکت هایی که هنوز از سیستم های تلفن قدیمی استفاده میکنند مدیریت این دو موقعیت زمان و هزینه زیادی را طلب میکند. شرکت ها باید اول سیستمی برای رسیدگی و هماهنگی کار تیمی در داخل شرکت و سپس سیستمی برای پشتیبانی از راه دور برای کار در خانه فراهم کنند.

خط های تلفن ابری انتخاب بسیار مناسبی برای شرکت ها در چنین شرایط کاری می باشند. شرکت ها می توانند با استفاده تلفن های VoIP در شرکت و همچنین به کارگیری نرم افزار های مرتبط با سیستم تلفن ابری برای کارکنان دور کار، عملکرد گروه ها را هماهنگ کنند. مهم نیست که کارکنان از کجا کار می کنند هر شخص در تیم می تواند: شماره تلفن مشخصی داشته و از سوی مشتریان و سایر همکاران در دسترس باشد. تماس ها را از طریق نرم افزار ها و یا تلفن VoIP دریافت و ارسال کند و از کیفیت بالای تماس و قابلیت هایی مثل پیغامگیر و … بهره ببرد.

ارتباط یکپارچه

سیستم های خط تلفن ابری امکان یکپارچه سازی و یک دست کردن ارتباطات کسب و کار را فراهم می کند. سرویس های ارتباطات یکپارچه UCaaS یکی از سرویس های ابری است که شرکت ها از آن استفاده می کنند. این سرویس تمامی اطلاعات تماس و ویدیو کنفرانس و… را در بر می گیرد. این سیستم کارآمدی و مشارکت را بین تمامی همکاران شرکت و واحد های پشتیبانی برقرار می کند. تمامی کارکنان به امکانات ارتباطی مورد نیاز خود دسترسی خواهند داشت. تلفن های ابری کارکنان را با یکدیگر هماهنگ و همسو کرده و با حذف مشکلات سیستم های تلفن قدیمی امکانات بیشتری را در اختیار کسب و کارها قرار خواهد داد.

نکات منفی استفاده از شماره خط تلفن ابری

تمامی تجهیزات و تکنولوژی ها علاوه بر نکات مثبت نکات منفی هم دارند.  در این قسمت به بررسی نکات منفی استفاده از سیستم های خط تلفن ابری میپردازیم.

نیاز به اینترنت قدرتمند برای تلفن های ابری

تلفن های ابری با Wi-fi و اینترنت پرسرعت و  پایدار کار می کنند. اگر اینترنت اختلال داشته باشد، می تواند در کیفیت تماس ها تاثیر بگذارد و این مشکل می تواند در عملکرد کل شرکت هم تاثیرگذار باشد.  بسیاری از شرکت ها برای کنترل مشکلات اینترنت با سرویس های کیفیت خدمات (QoS) همکاری می کنند. همچنین اضافه کردن یک سیستم بسیار پرقدرت Wi-fi می تواند در رفع مشکلات موثر باشد.

اگر از سرعت اینترنت خود مطمئن نیستید، می توانید از ابزارهای بررسی سرعت اینترنت استفاده کنید. البته در صورت مشکل برای اینترنت شخص شما سایر همکاران می توانند پیغام های شما را دریافت کنند. در سیستم خط تلفن های ابری عمدتا مشتریان پشت خط نمی مانند.

هزینه ها می تواند افزایش بیابد

شارژ سیستم خط تلفن ابری امروزه به صورت ماهیانه انجام می شود. این هزینه ها در صورت انتخاب امکانات و قابلیت های جدید بیشتر هم خواهد شد حتی اگر از آن قابلیت استفاده نکنید. پرداخت این هزینه ها برای شرکت ها و کسب و کارهای کوچک می تواند سخت باشد. البته سیستم تلفن های ابری با امکانات ارتباطی متنوعی که ارائه می دهد، باعث کاهش هزینه های اضافی برای نرم افزار هایی مثل Zoom, Slack و … می شود. همچنین ذخیره زمان، نیاز کمتر به پشتیبانی IT و تعمیرات، منجر به کاهش هزینه های کلی به نسبت تلفن های قدیمی می شود.

مشکل نیافتن موقعیت مکانی برای تماس های اضطراری

وقتی شما در یک موقعیت اورژانسی از شماره مجازی با مراکز امداد تماس بگیرید، ردیابی موقعیت مکانی شما از طریق خط تلفن سخت خواهد بود. در حالی که ردیابی موقعیت مکانی از خط تلفن های معمولی امکان پذیر است. برای پیشگیری از این مشکل حتما در فواصل زمانی کوتاه نشانی خود را در حساب کاربری  به روز رسانی کنید. همچنین در صورت بروز مشکل از خطوط معمولی تماس برقرار کنید.

مطابقت کمتر با تلفن های آنالوگ قدیمی

اگر شما از آن دسته افراد هستید که علاقه به سیستم های تلفن آنالوگ و فکس دارید، تلفن های ابری مناسب شما نخواهند بود. تلفن های آنالوگ به شبکه مخابراتی عمومی متصل هستند اما تلفن های ابری از طریق اینترنت هدایت می شوند. به طور کلی انتخاب بین این دو، بستگی به انتظارات و سلیقه شما دارد.

سوالات متداول

جمع بندی

سیستم های تلفن ابری با پیوند اینترنت با قابلیت های تلفن های معمولی تجربه کاربری خوبی را برای کاربران فراهم کرده اند. این تلفن ها علاوه بر ارائه سرعت و امنیت بالا، قابلیت ها و امکانات زیادی را در اختیار کاربران قرار داده است. به طور کلی اگر تصمیم به کار گیری تلفن ابری برای کسب و کار خود دارید، حتما با برنامه ریزی دقیق و بررسی کامل سرویس دهنده خود را انتخاب کنید.

نظرات و پیشنهادات شما؟

در این مطلب به بررسی نکات مثبت و منفی تلفن های ابری پرداختیم. اگر تجربه استفاده از این سرویس ها و شماره های مجازی را داشته اید. حتما نظر و تجربیات خود را با ما در قسمت دیدگاه ها به اشتراک بگذارید.